La fattura elettronica è ormai una componente ordinaria della gestione della Partita IVA in regime forfettario. Nel 2026 chi utilizza questo regime deve quindi sapere non soltanto come calcolare tasse e contributi, ma anche come compilare correttamente una fattura, trasmetterla attraverso il Sistema di Interscambio e gestire elementi particolari come l’assenza dell’IVA, il codice natura dell’operazione e l’eventuale imposta di bollo da 2 euro.
Per chi apre una Partita IVA per la prima volta, la fatturazione elettronica può sembrare inizialmente complicata perché una fattura contiene numerosi campi e codici che non vengono utilizzati nei normali documenti commerciali. Dopo aver configurato correttamente il proprio programma di fatturazione, però, gran parte di queste informazioni viene normalmente memorizzata e riutilizzata automaticamente nei documenti successivi.
Il punto più importante è comprendere che una fattura elettronica non è semplicemente un PDF inviato via email al cliente. Il documento fiscalmente trasmesso viene generato in formato strutturato XML e passa attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Il PDF che molti programmi permettono di inviare o scaricare rappresenta invece una copia leggibile della fattura.
Vediamo quindi come funziona la fattura elettronica per i forfettari nel 2026, quali dati bisogna inserire, come indicare il regime fiscale, quando si applica il bollo da 2 euro e quali sono gli errori più comuni da evitare.
I forfettari devono emettere fattura elettronica nel 2026?
Sì. Nel 2026 l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda ordinariamente anche i contribuenti che applicano il regime forfettario, fatte salve eventuali specifiche fattispecie escluse o disciplinate diversamente dalla normativa.
Questo significa che il professionista o l’imprenditore forfettario non può considerare come fattura elettronica un semplice documento realizzato con Word, Excel o un programma di grafica e successivamente spedito al cliente tramite email.
La fattura deve essere predisposta nel formato previsto, trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e superare i controlli effettuati dal sistema.
Per farlo è possibile utilizzare i servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure affidarsi a uno dei numerosi software di fatturazione elettronica disponibili sul mercato.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio, comunemente chiamato SdI, svolge un ruolo centrale nel processo. Riceve il file della fattura elettronica, effettua una serie di controlli e, se il documento supera le verifiche, lo recapita al destinatario attraverso il canale telematico indicato.
Quando viene generata una fattura, quindi, il documento non viene semplicemente spedito direttamente dal fornitore al cliente. Il file XML viene inviato allo SdI, che verifica diversi elementi formali e successivamente gestisce la consegna.
Se vengono riscontrati determinati errori, il sistema può produrre una notifica di scarto. Questo è un passaggio da non sottovalutare, perché una fattura scartata deve essere corretta e nuovamente trasmessa secondo le regole applicabili.
Per questo motivo, dopo l’invio di una fattura elettronica è buona abitudine controllare sempre l’esito della trasmissione anziché considerare conclusa l’operazione nel momento in cui si preme il pulsante “Invia” del proprio software.
Quali dati deve contenere una fattura forfettaria
Una fattura elettronica emessa da un contribuente forfettario deve innanzitutto identificare correttamente chi emette il documento e il cliente. Devono quindi essere presenti i dati fiscali necessari, il numero progressivo e la data della fattura, la descrizione della prestazione o dei beni ceduti, l’importo e le ulteriori informazioni richieste dalla normativa e dal tracciato elettronico.
Un aspetto fondamentale riguarda il regime fiscale del cedente o prestatore. Nel tracciato della fattura elettronica il regime forfettario viene identificato attraverso il codice RF19.
La corretta configurazione iniziale del software è quindi molto importante. Se il programma viene impostato fin dall’inizio con regime fiscale, dati anagrafici e fiscali corretti, questi elementi vengono normalmente riportati automaticamente nelle fatture successive.
Rimane comunque responsabilità del contribuente verificare che i documenti emessi rappresentino correttamente l’operazione effettuata.
Il forfettario deve aggiungere l’IVA in fattura?
Una delle caratteristiche del regime forfettario riguarda proprio il particolare trattamento dell’IVA. Nelle normali operazioni soggette alla disciplina del regime, il contribuente non addebita l’IVA in rivalsa al cliente.
Questo significa che, se un professionista forfettario fattura un compenso di 1.000 euro per una normale prestazione rientrante nel regime, non deve comportarsi come un professionista in regime ordinario aggiungendo automaticamente il 22% di IVA e portando il totale a 1.220 euro.
Il documento deve invece essere compilato utilizzando correttamente le indicazioni previste per le operazioni del contribuente forfettario.
Questa caratteristica produce anche un’importante conseguenza sul versante degli acquisti: il contribuente forfettario non applica il normale meccanismo di detrazione dell’IVA sugli acquisti previsto per i contribuenti ordinari.
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Quale codice Natura IVA usa il forfettario?
Quando una fattura elettronica non presenta IVA, il tracciato richiede di specificare la natura dell’operazione attraverso gli appositi codici.
Per la normale fattura elettronica emessa da un operatore in regime forfettario, la guida dell’Agenzia delle Entrate alla compilazione delle fatture elettroniche indica l’utilizzo del codice:
N2.2 – Operazioni non soggette – altri casi
Questo codice è particolarmente importante perché permette di qualificare correttamente l’assenza dell’IVA.
Non bisogna quindi scegliere casualmente un codice natura soltanto perché il programma segnala che l’IVA è pari a zero. Codici differenti identificano situazioni fiscalmente differenti, come operazioni non imponibili, esenti oppure non soggette per particolari ragioni.
Per la normale operazione del contribuente forfettario, la guida dell’Agenzia delle Entrate indica espressamente N2.2.
Qual è il codice del regime forfettario nella fattura elettronica?
Nel campo dedicato al regime fiscale, il codice utilizzato per identificare il contribuente che applica il regime forfettario è:
RF19 – Regime forfettario
Si tratta di un dato differente dal codice Natura IVA N2.2.
La distinzione è semplice: RF19 identifica il regime fiscale del contribuente, mentre N2.2 descrive la natura dell’operazione ai fini IVA nella fattura.
I due codici non devono quindi essere considerati alternativi. Svolgono funzioni differenti all’interno del file elettronico.
Nella maggior parte dei software moderni questi parametri vengono configurati una volta nel profilo fiscale dell’utente e successivamente inseriti automaticamente nelle fatture.
Quale dicitura inserire nella fattura del forfettario?
Nella fattura è opportuno riportare una dicitura che permetta di identificare chiaramente il trattamento fiscale dell’operazione e l’applicazione del regime forfettario.
Una formulazione comunemente utilizzata richiama l’applicazione del regime forfettario previsto dall’articolo 1, commi 54-89, della Legge 190/2014 e specifica che l’operazione non comporta l’addebito dell’IVA secondo la disciplina applicabile.
La dicitura può essere gestita automaticamente dal software di fatturazione dopo aver configurato il regime fiscale.
È importante però evitare di copiare indiscriminatamente formule trovate online senza verificare che siano coerenti con la propria posizione e con il tipo di operazione effettuata, soprattutto quando si fattura verso clienti esteri o si effettuano operazioni che richiedono un trattamento specifico.
Esempio di fattura elettronica forfettaria
Immaginiamo un consulente in regime forfettario che debba fatturare 1.000 euro per una prestazione professionale a un cliente italiano.
In una normale situazione rientrante nel regime, il compenso sarà pari a:
Compenso professionale: 1.000 euro
IVA: non addebitata secondo il regime applicabile
Se ricorrono i presupposti per l’imposta di bollo, bisognerà inoltre gestire il bollo da 2 euro nella fattura elettronica.
Il file XML conterrà poi le informazioni tecniche necessarie, tra cui il regime fiscale RF19 e, per la normale operazione forfettaria non soggetta a IVA, il codice Natura N2.2.
Il programma di fatturazione trasmetterà quindi il documento al Sistema di Interscambio e permetterà di verificarne l’esito.
Quando il forfettario deve applicare il bollo da 2 euro?
L’imposta di bollo da 2 euro rappresenta uno degli aspetti più importanti nella compilazione delle fatture dei contribuenti forfettari.
In linea generale, sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro deve essere verificata l’applicazione dell’imposta di bollo secondo la disciplina prevista.
Per una normale fattura forfettaria di 500, 1.000 o 2.000 euro, quindi, ricorrono frequentemente i presupposti per l’applicazione del bollo da 2 euro.
Con la fattura elettronica non viene naturalmente applicata una marca da bollo cartacea sul documento XML. L’assolvimento avviene in modalità elettronica e nel tracciato deve essere correttamente valorizzato il campo relativo al bollo virtuale.
Come si indica il bollo nella fattura elettronica
Nel file della fattura elettronica è presente un apposito campo dedicato all’imposta di bollo. Quando il bollo è dovuto, il campo “Bollo virtuale” deve essere valorizzato secondo le specifiche previste.
Il contribuente non deve quindi acquistare una marca da bollo fisica e applicarla a una stampa della fattura elettronica.
L’Agenzia delle Entrate elabora periodicamente le fatture transitate attraverso lo SdI e mette a disposizione, nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, gli elenchi relativi al bollo.
Uno degli elenchi contiene le fatture nelle quali il contribuente ha indicato l’assolvimento del bollo, mentre l’Agenzia può integrare le informazioni con le fatture che, sulla base dei dati presenti, sembrano presentare i presupposti per l’imposta anche se il relativo campo non è stato valorizzato.
Questo meccanismo rende particolarmente importante compilare correttamente la fattura fin dall’origine.
Chi paga i 2 euro di bollo?
Dal punto di vista tributario l’obbligo di assolvere correttamente l’imposta deve essere gestito dal soggetto tenuto all’adempimento, ma nella pratica commerciale il costo del bollo può essere addebitato al cliente in fattura.
Quando viene riaddebitato, il bollo può quindi comparire tra gli importi che concorrono al totale che il cliente deve pagare.
Per evitare errori è opportuno configurare correttamente il proprio software, specificando se il bollo viene sostenuto dal professionista oppure addebitato al cliente.
Per chi emette numerose fatture, questa configurazione iniziale evita di dover intervenire manualmente su ogni documento.
Quando si paga il bollo sulle fatture elettroniche?
Il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche viene gestito su base trimestrale, secondo le scadenze previste dalla normativa.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione nel portale Fatture e Corrispettivi le informazioni relative alle fatture considerate soggette all’imposta. Il contribuente può quindi verificare gli importi e procedere al versamento utilizzando le modalità previste, tra cui l’addebito sul conto indicato attraverso il servizio dell’Agenzia oppure il modello F24.
Esistono inoltre regole che permettono di differire il pagamento dei primi trimestri quando l’importo complessivamente dovuto non supera determinate soglie. Per il 2026, ad esempio, l’Agenzia indica che se il bollo dovuto per il primo trimestre non supera 5.000 euro, il versamento può essere effettuato entro il termine previsto per il secondo trimestre; se complessivamente primo e secondo trimestre non superano 5.000 euro, il versamento può essere ulteriormente differito secondo le regole previste.
Per un piccolo professionista forfettario gli importi saranno normalmente molto inferiori a questa soglia, ma è comunque opportuno controllare periodicamente la propria area Fatture e Corrispettivi.
Il forfettario applica la ritenuta d’acconto?
Nelle normali prestazioni effettuate nell’ambito del regime forfettario, i ricavi e compensi percepiti dal contribuente non sono assoggettati alla normale ritenuta d’acconto secondo la disciplina del regime.
Questo rappresenta un’altra differenza rispetto a molti professionisti che operano in regime ordinario.
Per esempio, se un professionista forfettario emette una normale fattura di 1.000 euro nei confronti di un’impresa italiana, non bisogna automaticamente applicare la classica ritenuta del 20% soltanto perché il cliente è un sostituto d’imposta.
Anche questo elemento dovrebbe essere configurato correttamente nel programma di fatturazione, così da evitare che il software applichi automaticamente una ritenuta non dovuta alla normale fattura del contribuente forfettario.
Fattura elettronica e contributo previdenziale
La gestione del contributo previdenziale dipende dalla categoria professionale.
Alcuni professionisti possono applicare in fattura una rivalsa previdenziale, mentre per professionisti iscritti a casse autonome possono esistere contributi integrativi disciplinati dalle regole della relativa cassa.
Non bisogna quindi copiare la fattura di un altro professionista pensando che tutti i forfettari debbano utilizzare gli stessi elementi. Due persone possono applicare entrambe il regime forfettario ma avere una gestione previdenziale completamente diversa.
Prima di configurare la voce relativa alla previdenza nel software è quindi necessario sapere se si appartiene alla Gestione Separata INPS, a una cassa professionale o a un’altra gestione.
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Entro quando bisogna emettere la fattura elettronica?
Il regime forfettario non elimina le regole relative al momento di emissione della fattura. Bisogna quindi distinguere tra fattura immediata e fattura differita e rispettare i termini previsti per il tipo di operazione effettuata.
Nelle normali operazioni per le quali viene emessa fattura immediata, la disciplina generale prevede la trasmissione entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione, fermo restando che particolari operazioni possono seguire regole differenti.
Per chi utilizza un software di fatturazione, la soluzione più semplice è normalmente predisporre e trasmettere il documento senza attendere l’ultimo giorno disponibile.
Questo riduce il rischio di dimenticanze e permette di intervenire rapidamente qualora il Sistema di Interscambio restituisca una notifica di scarto.
Cosa succede se lo SdI scarta la fattura?
Una fattura inviata elettronicamente può essere scartata quando il Sistema di Interscambio individua determinati errori nel file o nei dati contenuti.
La notifica di scarto non deve essere ignorata. Il contribuente deve individuare il problema, correggere il documento e procedere alla nuova trasmissione rispettando le modalità e i termini previsti.
Tra le cause possono esserci dati fiscali errati, problemi nella struttura del file o informazioni non coerenti con le specifiche tecniche.
I software di fatturazione rendono normalmente molto evidente lo stato del documento, utilizzando indicazioni come “consegnata”, “mancata consegna” o “scartata”. È quindi utile controllare sempre lo stato delle fatture dopo l’invio.
Scarto e mancata consegna non sono la stessa cosa
È importante distinguere una fattura scartata da una fattura regolarmente elaborata dallo SdI ma non materialmente recapitata al destinatario attraverso il canale previsto.
Nel primo caso esiste un problema che richiede la correzione del documento.
Nel secondo, invece, il Sistema di Interscambio può aver correttamente ricevuto ed elaborato la fattura ma non essere riuscito a consegnarla attraverso il canale telematico del cliente. La situazione deve essere gestita secondo le indicazioni previste e il documento può comunque risultare disponibile nell’area riservata del destinatario.
Non bisogna quindi vedere la dicitura “mancata consegna” e concludere automaticamente che la fattura sia stata scartata.
Codice destinatario e PEC: cosa bisogna chiedere al cliente?
Per la trasmissione elettronica possono essere utilizzati i dati telematici del destinatario, come il codice destinatario associato al canale scelto o, nelle situazioni previste, la PEC.
Molte imprese registrano preventivamente presso l’Agenzia delle Entrate l’indirizzo telematico al quale desiderano ricevere le fatture. In questi casi il sistema può utilizzare l’indirizzo registrato come riferimento per il recapito.
Per il professionista che emette la fattura rimane comunque fondamentale identificare correttamente il cliente attraverso i dati fiscali necessari, evitando di confondere l’indirizzo email ordinario con il canale fiscalmente utilizzato per la fatturazione elettronica.
Fattura a un privato senza Partita IVA
Anche quando il cliente è un consumatore finale, la fattura elettronica deve essere gestita secondo le regole previste.
Il cliente viene identificato attraverso i dati necessari, compreso il codice fiscale, e il documento viene trasmesso tramite SdI utilizzando le modalità previste dal tracciato.
Al consumatore può essere consegnata o inviata anche una copia leggibile del documento, salvo le specifiche regole applicabili. Il PDF può quindi essere utile per il cliente, ma non sostituisce la trasmissione elettronica effettuata attraverso il sistema.
Fatture verso clienti esteri: attenzione alle regole specifiche
Quando il cliente si trova all’estero, la compilazione può cambiare in funzione del tipo di operazione e della localizzazione del cliente.
In questi casi non è prudente utilizzare automaticamente gli stessi codici e la stessa dicitura impiegati per una normale prestazione resa a un cliente italiano. Le regole IVA sulla territorialità possono infatti richiedere una diversa qualificazione dell’operazione e quindi un codice Natura differente.
Per chi lavora frequentemente con imprese o consumatori esteri, soprattutto all’interno dell’Unione europea, è quindi opportuno configurare correttamente le diverse tipologie di operazione nel proprio software e verificare anche gli eventuali ulteriori adempimenti collegati.
Il codice N2.2 indicato per la normale fattura del forfettario non deve essere trasformato in un codice universale da utilizzare per qualsiasi operazione internazionale.
Come conservare le fatture elettroniche
La fatturazione elettronica comporta anche un obbligo di conservazione digitale a norma dei documenti.
Salvare semplicemente il PDF della fattura sul proprio computer, su una chiavetta USB o in una cartella cloud non equivale necessariamente alla conservazione elettronica a norma prevista dalla disciplina fiscale.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione specifici servizi collegati alla fatturazione elettronica e anche molti software commerciali comprendono un servizio di conservazione.
Quando si sceglie un programma è quindi utile verificare non soltanto quanto costa emettere le fatture, ma anche se il piano utilizzato comprende la conservazione digitale e per quanto tempo viene garantita.
Si può fare la fattura elettronica gratuitamente?
Sì. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione strumenti gratuiti per la predisposizione, trasmissione e gestione delle fatture elettroniche.
Per chi emette poche fatture all’anno possono rappresentare una soluzione sufficiente.
I software commerciali possono però risultare più comodi quando il numero di documenti aumenta perché offrono frequentemente funzioni aggiuntive come anagrafica clienti, preventivi, promemoria, monitoraggio dei pagamenti, statistiche, integrazione bancaria e collaborazione con il commercialista.
La scelta dipende quindi dal volume dell’attività e dal livello di automazione desiderato, non dall’esistenza di un obbligo di acquistare un programma.
Esempio pratico di configurazione per un forfettario
Per una normale attività professionale italiana in regime forfettario, una configurazione di base del programma di fatturazione potrebbe quindi prevedere RF19 come regime fiscale, l’utilizzo di N2.2 per le normali operazioni del forfettario non soggette a IVA e l’attivazione del bollo virtuale quando ricorrono i relativi presupposti.
A questi elementi devono essere aggiunti i dati personali e fiscali del professionista, le informazioni del cliente, numero e data del documento, descrizione della prestazione e importo.
Eventuali rivalse previdenziali o contributi integrativi devono invece essere configurati in funzione della specifica posizione previdenziale.
Una volta impostati correttamente questi parametri, l’emissione delle fatture successive diventa molto più semplice perché il programma può compilare automaticamente gran parte dei campi.
Errori da evitare nella fattura elettronica del forfettario
Uno degli errori più frequenti consiste nell’applicare automaticamente l’IVA del 22% perché il software non è stato configurato correttamente. Un altro è scegliere un codice Natura non appropriato oppure dimenticare il bollo quando ne ricorrono i presupposti.
Bisogna inoltre prestare attenzione a non applicare automaticamente la normale ritenuta d’acconto prevista per altre tipologie di professionisti, a controllare sempre l’esito dello SdI e a distinguere una fattura scartata da una semplice mancata consegna.
Un ulteriore errore consiste nel considerare il PDF come il documento elettronico fiscalmente trasmesso. La copia PDF è utile per la lettura e può essere inviata al cliente, ma il processo di fatturazione elettronica ruota attorno al file strutturato trasmesso tramite Sistema di Interscambio.
Infine, particolare cautela è necessaria con le fatture verso clienti esteri: copiare automaticamente le impostazioni utilizzate per un cliente italiano può portare a una qualificazione IVA non corretta.
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FAQ sulla fattura elettronica dei forfettari 2026
I forfettari devono fare la fattura elettronica nel 2026?
Sì, l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda ordinariamente anche i contribuenti in regime forfettario, fatte salve specifiche fattispecie disciplinate diversamente dalla normativa.
Quale regime fiscale bisogna indicare?
Nel tracciato della fattura elettronica il regime forfettario è identificato dal codice RF19.
Quale codice Natura IVA usa il forfettario?
Per la normale fattura elettronica del contribuente forfettario, la guida dell’Agenzia delle Entrate indica il codice N2.2 – Operazioni non soggette – altri casi. Operazioni particolari, soprattutto quelle con l’estero, devono essere valutate separatamente.
Il forfettario deve aggiungere il 22% di IVA?
Nelle normali operazioni rientranti nel regime, il contribuente forfettario non addebita l’IVA in rivalsa secondo le regole proprie del regime.
Quando bisogna mettere il bollo da 2 euro?
In linea generale, l’imposta di bollo deve essere verificata sulle fatture senza IVA quando l’importo supera 77,47 euro, secondo le condizioni previste dalla disciplina dell’imposta di bollo.
Bisogna comprare una marca da bollo?
Per la fattura elettronica il bollo viene assolto elettronicamente. Nel file viene valorizzato l’apposito campo relativo al bollo virtuale e il pagamento viene successivamente effettuato secondo le modalità previste.
Il forfettario applica la ritenuta d’acconto?
Nelle normali operazioni del regime, i ricavi e compensi del contribuente forfettario non sono assoggettati alla normale ritenuta d’acconto secondo la disciplina prevista.
Posso inviare semplicemente un PDF al cliente?
Il PDF può essere fornito come copia leggibile, ma non sostituisce la fattura elettronica che deve essere predisposta e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio quando sussiste l’obbligo.
Posso usare gratuitamente il servizio dell’Agenzia delle Entrate?
Sì. L’Agenzia mette a disposizione servizi gratuiti per la gestione della fatturazione elettronica. In alternativa possono essere utilizzati software commerciali.
Conclusione
La fattura elettronica per i forfettari nel 2026 non è particolarmente complessa una volta configurato correttamente il sistema, ma alcuni elementi devono essere impostati con precisione fin dall’inizio. Per la normale fattura del contribuente forfettario assumono particolare importanza il codice RF19 relativo al regime fiscale e il codice Natura N2.2 indicato dall’Agenzia delle Entrate per le operazioni del forfettario non soggette a IVA.
Bisogna poi verificare l’applicazione dell’imposta di bollo da 2 euro quando ricorrono i relativi presupposti, controllare sempre l’esito della trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio e assicurarsi che i documenti vengano conservati correttamente.
Una volta impostati regime fiscale, dati del contribuente, trattamento IVA, bollo e posizione previdenziale, il software può automatizzare gran parte delle operazioni successive. Questo consente al professionista di dedicare meno tempo agli aspetti amministrativi senza però trascurare la correttezza fiscale dei documenti emessi.
Particolare attenzione rimane necessaria per le situazioni meno standard, come fatture verso clienti esteri, contributi previdenziali specifici o operazioni soggette a regole IVA differenti. In questi casi è preferibile verificare il trattamento corretto prima di trasmettere la fattura anziché intervenire successivamente per correggere un documento già inviato.
